Assistant Administratif H/F - 62

DIRECTION GÉNÉRALE DES SERVICES - GRADES DU CADRE D'EMPLOIS DES ADJOINTS ADMINISTRATIFS TERRITORIAUX OU CONTRACTUELS

Assistant administratif (H/F) - Poste basé à Béthune. Au sein du Service Administration Générale, vous serez chargé d'assurer la gestion des décisions et des arrêtés pris par le Président, de gérer les fournitures administratives de l'ensemble de la collectivité, d'assister la responsable dans les tâches administratives et juridiques qui sont liées à l'organisation, au fonctionnement et à la gestion des activités du service.

MISSIONS PRINCIPALES :
Assurer le suivi et la gestion des actes juridiques :
- Contrôler et gérer les arrêtés et les décisions du Président transmis par les différents services de la Communauté d'agglomération,
- Assurer leur caractère exécutoire et leur archivage,

Assurer le suivi et la gestion des marchés publics et contrats du service :
- Suivre les marchés publics et les contrats du service existants,
- Assurer la gestion administrative et financières des marchés et contrats publics,
- Préparer et rédiger les futurs marchés et contrats publics en fonction des besoins du service (préparation des pièces contractuelles, analyse des offres, etc.),

Assurer la préparation et le suivi du budget du service :
- Réaliser le suivi des bons de commandes et des factures du service,
- Assurer la préparation du budget du service,
- Assurer le suivi du budget du service tout au long de l'exercice budgétaire,

Assurer la gestion des abonnements et fournitures administratives :
- Gérer le suivi et les demandes d'abonnements ou d'achats d'ouvrages de l'ensemble des services de la collectivité,
- Gérer le suivi et les demandes de fournitures administratives de l'ensemble des services de la collectivité : gestion de stocks, commandes, distribution,

Assurer la gestion des tâches administratives du service :
- Assurer l'accueil et le transfert téléphonique des appels, prendre les messages,
- Programmer des rendez-vous sur les agendas numériques,
- Préparer les réunions et les supports informatiques,
- Préparer tous types de courriers (courriers réponses, notes, comptes-rendus, bilans, etc.),

MISSIONS SECONDAIRES :
Aider à la gestion du courrier :
- Gestion du courrier entrant et sortant en cas d'absence du gestionnaire courrier du service (enregistrement du courrier sur le logiciel interne, dispatching dans les services, préparation du courrier avant départ pour affranchissement et distribution notamment),

Aider à la préparation des instances de bureau et conseil communautaires
- Aider les agents en charge de la préparation des bureaux et communautaires à la préparation des actes administratifs en fonction de l'activité du service,
- Participer à l'organisation des séances de bureaux et conseils communautaires par la préparation des dossiers, de la salle de réunion, etc.

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