Secrétaire Administratif au Bureau d'Aide Juridictionnelle du Tribunal Judiciaire de Bethune H/F - Direction des services judiciaires - CA DOUAI

Le Bureau d'Aide Juridictionnelle est chargé de gérer les dossiers de demande d'aide juridictionnelle dans le respect de la réglementation en vigueur. Dans ce cadre, le service assure les missions suivantes :
- Accueil physique, téléphonique et dématérialisé des justiciables et des auxiliaires de justice dans le cadre de la tenue de permanences.
- Enregistrement de toutes les demandes reçues dans le service dans le cadre de permanence ;
- Gestion et audiencement des dossiers dans le logiciel S.I.A.J., ou à défaut, dans le logiciel AJWIN ;
- Instruction des demandes et formalisation éventuelle des demandes d'informations ou de pièces complémentaires ;
- Formalisation des décisions initiales ;
- Formalisation des décisions complétives et rectificatives de la division dont il assure la gestion et en suppléance dans les 6 autres divisions.
- Préparation des dossiers en vue de leur passage en commission du BAJ.
- Participation au traitement des demandes reçues sur la boîte structurelle.
- Traitement du courrier en polyvalence avec l'équipe de travail.
- Notification des décisions rendues par le BAJ.
- Tenue du secrétariat de la commission BAJ.
- Formation des nouveaux arrivants et des stagiaires du service.
- Gestion des recours
- Recouvrement des frais avancés par l'Etat dans le cadre de la procédure d'aide juridictionnelle garantie visée par l'article 19-1 de la loi du 21 juillet 1991.
- Toute tâche confiée à titre exceptionnel et ponctuel par son supérieur

Le tribunal dispose actuellement d'un bureau d'aide juridictionnelle composé d'un directeur de service de greffe judiciaire, chef de service et Vice-Président par délégation et d'un effectif de cinq adjoints administratifs et d'un contractuel de catégorie C.

Vos activités principales

Le secrétaire administratif du Bureau d'aide juridictionnelle sera en charge de fonctions administratives d'exécution, comportant la connaissance et l'application de règlements administratifs. Il peut également être chargé de fonctions d'accueil et de secrétariat. Il peut exercer ses fonctions dans tous les services judiciaires. Le secrétaire administratif du Bureau d'aide juridictionnelle assistera en outre le directeur des services de greffe dans la gestion quotidienne du service.

1- Direction/ Administration / Gestion

Enregistrer le courrier, en assurer le suivi et le classement

Organiser la documentation

Diffuser et afficher l'information

Elaborer des documents administratifs, les dactylographier et les mettre en page

Collecter des éléments statistiques et renseigner des tableaux de bord

Gérer des agendas, des plannings de réservation

Gérer les fournitures, clés, (etc) du service

Animer quotidiennement l'équipe

Préparer les réunions périodiques d'information et de travail

Contrôler les activités déléguées

Gérer les conflits et arbitrer

Prendre en charge les aspects logistiques

Gérer des plannings

2- Ressources Humaines/Formation

Animer quotidiennement l'équipe

Préparer les réunions périodiques d'information et de travail

Contrôler les activités déléguées

Gérer les conflits et arbitrer

Elaborer des tableaux de permanences et de congés

Evaluer et répartir la charge de travail

Anticiper les mouvements prévisibles en informant le directeur des services de greffe

3- Droit/ Procédure

Suivi de l'actualité législative et réglementaire nationale, européenne et internationale

Réceptionner les pièces de procédure

Enregistrer dans les applicatifs métiers

Mettre le dossier à la disposition des avocats

Gérer la communication électronique du dossier

Transmettre les dossiers aux services compétents

Réception et préparation d'actes, de certificats de dépôt, de certificats de non-recours

Aide au suivi des audiences

Procéder au classement et à l'archivage des documents et des dossiers conformément au plan de classement du service

4- Accueil, information et renseignement

Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs

Orienter les usagers vers le service ou l'interlocuteur compétent

Donner des renseignements d'ordre général

Mettre à disposition les listes et les coordonnées des partenaires institutionnels

Connaissances

Applicatifs métiers
Circuits administratifs
Organisation judiciaire et administrative
Outils bureautique
Droit et procédure: pénal, civil, travail, prud'homale

Savoir-faire

Alimenter les tableaux de bord et statistiques
Donner une information juridique ou procédurale
Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi
Organiser sa charge de travail
Travailler dans l'urgence
Connaître les techniques de classement et d'archivage
Connaître les techniques d'accueil
Organiser sa charge de travail
Actualiser ses connaissances et assurer la veille juridique
Encadrer et animer une équipe
Travailler en équipe
Maitriser les rédactions particulières à l'emploi
Maîtriser les nouvelles technologies

Savoir-être

Avoir le sens de l'organisation, des relations humaines
Etre rigoureux, vigilant, à l'écoute et réactif
Savoir anticiper
Savoir s'adapter

Faire preuve de polyvalence, de pédagogie
Respecter la hiérarchie et le justiciable
Avoir le sens du service public

• Statistiques
• Gestion de l'emploi du temps
• Veille juridique
• Logiciels bureautiques
• Pédagogie
• Rigueur et méthode
• Création d'une base documentaire
• Traitement du courrier
• Gestion des conflits
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation